Unik expertis och digitala lösningar ger effektivare arbetssätt

”Syns jag, hör ni mig” Ett rungande ja hörs från andra sidan skärmen. Det digitala mötet har blivit en naturlig del för många under pandemin, inte minst för personalen på Gård & Djurhälsan liksom för deras kunder. Svenska Köttföretagen är en av de senaste kunderna som testat på Gård & Djurhälsans digitala rådgivning genom deras investering i arbetssättet Lean på seminstationerna.

Under ledning av Gård & Djurhälsans produktionsrådgivare och Lean-coach Ingvar Eriksson är personalen på seminstationerna i full gång med Lean-arbetet. Ingvar som har över tio års erfarenhet av arbetssättet inleder dagens coachsamtal med frågan om vad som har hänt sedan sist han besökte seminstationen på Hållsta. 

– Vi har betat av en hel del av det vi sa förra gången. Bland annat är verkstan uppmärkt och städad. Vi har även införskaffat ett höj- och sänkbart bord inne på labbet. Det blev väldigt bra faktiskt, säger en av deltagarna. 

– Vad gäller ventilationen som skulle åtgärdas, väntar vi fortfarande på elektrikern. Han skulle komma hit och mäta men vi har inte bestämt någon tid för när det ska fixas, men det är på gång, fortsätter en annan. 

Verktyg som hjälpmedel

Filosofin bakom arbetssättet Lean handlar i generella termer om att minska slöserier, effektivisera arbetet och skapa en bättre arbetsplats. Till sin hjälp att möjliggöra detta finns diverse verktyg. 

Ett av dem är ett insats-­nytta-diagram där deltagarna får spåna fritt kring olika förbättrings­områden som de sedan får skriva ner på post-it-lappar och sätta upp i ett diagram för att gemensamt kunna göra prioriteringslista, baserat på nyttan av förbättringen i förhållande till insatsen, i form av tid eller pengar. Detta är något som personalen på Hållsta verkligen tagit fasta på.

– Vi har plockat ner några lappar till, hyllan och skåpet ovanför diskbänken är ju på gång bland annat. 

Ett annat hjälpmedel som Ingvar brukar använda under sina coachsamtal är ”PUFFar” som står för att Planera, Utföra, Följa upp och Förbättra. Dessa riktar sig till lite mer omfattande projekt som kanske kräver större insatser av medarbetarna och företaget. 

Ett annat verktyg för att skapa en effektiv gård är förbättringsmöten. Dessa skiljer sig mot vanliga veckomöten då de främst ska handla om saker som är av lite större karaktär såsom PUFFar eller sådant man verkligen behöver ta tag i. 

Små insatser - stor skillnad 

Tidigt identifierade medarbetarna på Hållsta en tidstjuv: att springa och leta verktyg i tid och otid. Innan det nya arbetssättet fanns verktygen i verkstaden där det ofta var rörigt, liksom det är på många gårdar. Detta har lösts med enkla medel genom att sätta upp mobila verktygstavlor på ställen där de används oftast, något som personalen menar har varit mycket positivt för såväl dem själva som för verksamheten.

– Nu slipper man ju leta efter verktyg vilket gör att man fixar mer direkt, istället för att be någon annan eller att man glömmer bort det, berättar en i personalen.

– Men nu hittar jag ju inga verktyg, när det är så städat i verkstan, säger en annan och skrattar. 

– Men det kanske är de andra som spar tid då, säger Ingvar skämtsamt. 

– Vi har i vart fall fått upp verktygstavlorna och det märks verkligen stor skillnad mot förut! Nu finns det ju lite verktyg på stationerna, såsom hammare, skiftnyckel, vattennipplar och andra grejer som man nu slipper leta efter. 

– Jag blir alldeles varm i hjärtat när jag hör det här, säger Ingvar, det är verkligen jättebra jobbat och riktigt roligt att höra.

Verktygen fyller olika syften 

Ingvar menar att små och stora projekt innebär olika typ av utmaningar. Post-it lappar fungerar bra för mindre förbättringsområden, medan PUFFar och förbättringsmöten riktar sig mot saker av större karaktär. Men båda dessa kan leda till ett bättre och effektivare arbetssätt på gården och fyller olika syften.

– Vissa sådana här småsaker som man tänker ”ja, men det är bara att göra” kan lätt glömmas eller bli bortprioriterade för att man har annat som är mycket viktigare. Medan större projekt ofta löper risken att man börjar springa för fort, att man gör en massa förbättringar utan att man har förankrat det hos alla som är med i processen eller att man missar något på vägen som kanske hade kunnat bli ännu bättre om man hade satt sig ner och tänkt igenom det från början.

”Jag har inte tid” 

När Ingvar besökte seminstationerna första gången inleddes arbetet med en workshop och genomgång av konceptet och en del verktyg för att kunna förbättra verksamheten. Efter dagens avstämning introducerar han nya användbara verktyg, som vikten av att ha robusta system, goda rutiner och använda visualisering. 

– Lean är något som man ska ta sig tid till så man inte hela tiden tänker ”jag har inte tid med Lean, för jag måste arbeta”. Detta är inget som tar slut, utan är en pågående process till ständiga förbättringar för att få en effektiv arbetsplats. Det har ni ju tydligt visat redan nu, att ni inte bara harvar på med ett ”fyrkantigt hjul” utan ni har satt på ett ”runt hjul” och gjort en massa förbättringar redan. 

När det kommer till robusta rutiner handlar det dels om att ta vara på medarbetares kompetens, dels om att ta reda på vad som är bästa sättet att göra saker på. Kanske är det den som pratar minst som sitter på de smartaste lösningarna, menar Ingvar. 

Rutiner är också starkt kopplat till visualisering. Det möjliggör för alla att känna till vad som är kutym och förstå varför vi gör som vi gör och att det inte  bara är för att man alltid gjort så. Genom att använda bilder och skapa goda rutiner med max tio steg, blir det enkelt för nyanställda att introduceras i arbetet och att upprätthålla en hög kvalitet och delaktighet på arbetsplatsen.

– Det är ju egentligen inget konstigt, det är bara att titta på en parkering, hur skulle det se ut om det inte fanns vita linjer att parkera efter, det skulle bli kaos. 

På Hudaryd kommer man på under samtalet med Ingvar att det vore bra att hänga upp en tavla vid de djur som är under behandling för att hålla koll på medicindosering och tidpunkter, liksom att ha bilder på var och hur man ska ströa i boxen för att djuren ska hålla sig rena.

– Än så länge är Lean-arbetet på seminstationerna i sin linda. Det ska bli roligt att följa utvecklingen och se hur effektiva de faktiskt blir, avslutar Ingvar. 

Kerstin Gauffin
Gård & Djurhälsan